Confirmările de sold cu terții în cadrul și în afara inventarierii

Conform OMFP 2861/2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea și efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor și capitalurilor proprii, creanţele şi obligaţiile faţă de terţi sunt supuse verificării şi confirmării pe baza extraselor soldurilor conturilor de creanţe şi datorii.

Norme Pct 1.

(1) Inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii reprezintă ansamblul operaţiunilor prin care se constată existenţa tuturor elementelor respective, cantitativ-valoric sau numai valoric, după caz, la data la care aceasta se efectuează.

(2) Inventarierea are ca scop principal stabilirea situaţiei reale a tuturor elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii ale fiecărei entităţi, precum şi a bunurilor şi valorilor deţinute cu orice titlu, aparţinând altor persoane juridice sau fizice, în vederea întocmirii situaţiilor financiare anuale care trebuie să ofere o imagine fidelă a poziţiei financiare şi a performanţei entităţii pentru respectivul exerciţiu financiar.

Norme Pct 2.

(1) În temeiul prevederilor Legii contabilităţii nr. 82/1991, republicată, entităţile au obligaţia să efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor şi capitalurilor proprii deţinute, la începutul activităţii, cel puţin o dată în cursul exerciţiului financiar pe parcursul funcţionării lor, în cazul fuziunii sau încetării activităţii, precum şi în următoarele situaţii:

1. la cererea organelor de control, cu prilejul efectuării controlului, sau a altor organe prevăzute de lege;
2. ori de câte ori sunt indicii că există lipsuri sau plusuri în gestiune, care nu pot fi stabilite cert decât prin inventariere;
3. ori de câte ori intervine o predare-primire de gestiune;
4. cu prilejul reorganizării gestiunilor;
5. ca urmare a calamităţilor naturale sau a unor cazuri de forţă majoră;
6. în alte cazuri prevăzute de lege.

(2) În cazul în care, în situaţiile enumerate mai sus, sunt inventariate toate elementele de natura activelor dintr-o gestiune, aceasta poate ţine loc de inventariere anuală, cu aprobarea administratorului, a ordonatorului de credite sau a persoanei care are obligaţia gestionării entităţii, cu respectarea prevederilor pct. 4 alin. (4).

Se fac confirmări de sold pentru acele conturi care deţin ponderea valorică în totalul soldurilor. Inventarierea patrimoniului trebuie sa aiba loc cel putin o data pe an.

Nerespectarea acestei proceduri, precum şi refuzul de confirmare constituie abateri de la normele de inventariere şi se sancţionează conform prevederilor din Legea Contabilității 82/1991:

Capitolul VI
Contravenţii şi infracţiuni

Art.41

 Constituie contravenţie următoarele fapte:

1. deţinerea, cu orice titlu, de elemente de natura activelor şi datoriilor, precum şi efectuarea de operaţiuni economico-financiare, fără să fie înregistrate în contabilitate;
2. nerespectarea reglementărilor emise de Ministerul Finanţelor Publice, respectiv de instituţiile cu atribuţii de reglementare în domeniul contabilităţii prevăzute la art. 4 alin. (3), cu privire la:
3. aprobarea politicilor şi procedurilor contabile prevăzute de legislaţie;
4. utilizarea şi ţinerea registrelor de contabilitate;
5. întocmirea şi utilizarea documentelor justificative şi contabile pentru toate operaţiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea şi arhivarea acestora, precum şi reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse;
6. efectuarea inventarierii;
   [….]

Art. 42

Contravenţiile prevăzute la art. 41 se sancţionează cu amendă, după cum urmează:

[….]

– cele prevăzute la pct. 2 lit. d), pct. 4 şi 5, cu amendă de la 400 lei la 5.000 lei;

[….]

Formularul de extras de cont este prezentat de OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, astfel :

1. Serveşte la comunicarea şi solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relaţii economico-financiare şi ca instrument de conciliere prearbitrală.
2. De asemenea, se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile şi creanţele entităţii în relaţiile cu terţii.
3. Se întocmeşte în trei exemplare, de către compartimentul financiar-contabil al unităţii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică.
4. Trebuie sa fie semnat de:
   1. conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
   2. conducătorul compartimentului financiar-contabil şi conducătorul unităţii debitoare (exemplarele 1 şi 2).Se restituie unităţii emitente exemplarul 2 semnat Eventualele obiecţii asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unităţii şi conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont.
5. Se arhivează:
   1. la compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul 3,precum si exemplarul 2,dupa primirea confirmarii);
   2. la compartimentul financiar-contabil al unităţii debitoare (exemplarul 1).

Confirmarile de sold în afara inventarului

Este important sa se facă confirmări de sold și în afara inventarierii, ori de câte ori este necesară o reconciliere cu terții pentru a reduce riscul de erori, fraudă sau pierderi:

• din punct de vedere contabil: pentru a te asigura că toate tranzacțiile sunt înregistrate în perioda corespunzătoare, astfel veniturile și cheltuielile înregistrate în balanța vor fi corecte, conforme cu situația faptică;
• din punct de vedere fiscal: pentru a nu avea omisiuni în declarațiile fiscale care pot avea ca și consecința calcule greșite de taxe, care duc la amenzi și penalitați.
• din punct de vedere al cash-flow-ului: pentru a te asigura că facturile sunt primite de clienții tăi, sau că tu le-ai primit de la furnizorii tăi și astfel încasările/plățile pot fi urmărite conform scadenței lor.

In practică asfel de reconcilieri nu se fac mai des deoarece necesită un consum mare de timp. Însă este o practică bună ca măcar terții importanți și cu rulaje mari să beneficieze de reconcilieri periodice.