Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

Entitățile pot acorda sume în numerar sau prin bancă, denumite avansuri spre decontare, puse la dispoziția angajaților, în vederea efectuării unor plăți în numele societății sau în vederea unor deplasări în interes de serviciu.

Avansurile spre decontare sunt sume puse la dispoziția administratorilor sau a salariaților din entitate, în vederea efectuării unor plați în numele acesteia. De regula, justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă are loc la întoarcerea din deplasare, pe baza unui decont de cheltuieli.

Aceste sume sunt considerate avansuri de trezorerie și se evidentiază în contul 542 - "Avansuri de trezorerie", conform OMFP 1802/2014.

Pct.302 alin.(3) Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază  în contul 542 "Avansuri de trezorerie"/analitic distinct.

Avansurile de trezorerie se pot acorda în lei sau în valută, contabilitatea lichidităților aflate în bănci sau în casierie şi mişcărea acestora, se ţine distinct în lei şi în valută, ca urmare a încasărilor şi plăţilor efectuate, conform:

Pct.303. Contabilitatea disponibilităților aflate în bănci/casierie şi a mişcării acestora, ca urmare a încasărilor şi plăților efectuate, se ține distinct în lei şi în valută.

Sumele reprezentând avansuri spre decontare, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau creanţe în legătură cu personalul (4282 “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei, conform pct.306 alin.(3).

Limita de plată din avansuri este de 5000 lei, de persoană, pe zi, conform reglementărilor din Legea 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar:

Art.3 alin.(1) lit.e) se pot efectua plăți din avansuri în limita unui plafon de 5000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.

Documente justificative privind avansurile spre decontare

Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: decont de cheltuieli, ordin de deplasare, dispoziţie de plată, dispoziţie de încasare, chitanța, situaţii de calcul.  OMF 3512/2008 privind ocumentele financiar-contabile, prezintă în nomenclator  aceste acte utilizate și prevede modul întocmire. Pe scurt aceste documente se folosesc astfel:

• decontul de cheltuieli – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă; se folosește pentru decontări de cheltuieli de orice natură, se ține evidența numerică consecutivă și în contabilitate reprezintă document justificativ, actele din spatele decontului fiind anexe, astfel cheltuiala se înregistreaza la data și cu numărul decontului;
  link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso;
• ordinul de deplasare – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă; înlocuiește decontul când cheltuielile se referă la o deplasare în afara localitații, delegație; pentru mai multe detalii despre ordinele de deplasare citiți articolul dedicat deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților;
• dispoziţia de plată – când se acordă numerar salariatului sau administratorului înaintea plațiilor efective, sau după prezentarea decontului de cheltuieli;
  link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso;
• dispoziţia de încasare – se folosește la restituirea sumelor rămase neutilizatedin avansuri spre decontare sau la transferul între casierii, însă de preferat este utilizarea chitanțelor;
• chitanța - se folosește la încasarea restituirii sumelor rămase nefolosite din avansuri spre decontare în locul dispoziției de încasare;
• situaţiile de calcul – calcule pentru justificarea sumelor scrise în decont;
• actele justificative anexate – bonuri, chitanțe de la furnizori, sau alte înscrisuri ce dovedesc plata și se atașează în spatele decontului; facturile trebuie scoase și puse la jurnalul de intrări, la decont rămâne doar dovada plății, chitanțele.

Conturi contabile privind avansurile de trezorerie

Contabilitatea avansurilor de trezorerie se realizeaza cu ajutorul

542 “Avansuri de trezorerie”

Monografie. Operații privind avansurilor de trezorerie

Exemplu 1

Se acordă un avans în data de 24.04.2018, din casierie, în sumă de 1000 lei, unui angajat pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa pentru firmă urmatoarele:

• Papetărie în sumă de 50 lei, TVA inclus cu bon fiscal fără CUI;
• Materiale de curățenie și reparații, în sumă de 150 lei, plus TVA cu bon fiscal cu CUI;
• Mărfuri în sumă de 500 lei, plus TVA, cu factură și chitanță;

În data de 26.04.2018, angajatul depune decontul de cheltuieli și restituie avansul neutilizat în casierie. TVA 19%.

Exemplu 2

În data de 27.04.2018, același angajat pleacă să mai cumpere pepetărie în valoare de 50 lei cu TVA inclus, în baza unui bon fară CUI. A plecat devreme, înainte să poată lua avans spre decontare de la casieria unității, urmând să încaseze suma decontată la întoarcere.

Exemplu 3

Se acordă avans unui angajat pentru o delegație.

Pentru delegații interne sau externe, citiți exemplele din articolul dedicat deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților.

Exemplu 4

Se virează în data de 30.04.2018, o sumă de 2000 lei, din bancă, în contul de card (de firmă) al unui angajat pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa marfă în sumă de 1000, plus TVA, plătită cu cardul și marfă în sumă de 700 lei, TVA inclus, cu factura și chitanță (angajatul scoate banii de la un bancomat în prealabil pentru a plăti cash).

Restul de bani neutilizați (2000-1190-700=110lei) rămân în contul de card, fiind sold contabil în balantă, în contul de bancă 5121.XX analitic angajat, nu în 542.XX analitic angajat.