0721 108 117 / 0743 622 924    Str. Visarion 18, Sector 1, Bucuresti   search log in     

Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

Gebăilă Roxana, Redactor
în Manual Monografii, 17 May 2018
actualizat la 21 Feb 2019

Entitățile pot acorda sume în numerar sau prin bancă, denumite avansuri spre decontare, puse la dispoziția angajaților, în vederea efectuării unor plăți în numele societății sau în vederea unor deplasări în interes de serviciu.

Avansurile spre decontare sunt sume puse la dispoziția administratorilor sau a salariaților din entitate, în vederea efectuării unor plați în numele acesteia. De regula, justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă are loc la întoarcerea din deplasare, pe baza unui decont de cheltuieli.

Aceste sume sunt considerate avansuri de trezorerie și se evidentiază în contul 542 - "Avansuri de trezorerie", conform OMFP 1802/2014.

Pct.302 alin.(3) Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare în vederea plății unor achiziții sau prestări de servicii, se evidențiază  în contul 542 "Avansuri de trezorerie"/analitic distinct.

Avansurile de trezorerie se pot acorda în lei sau în valută, contabilitatea lichidităților aflate în bănci sau în casierie şi mişcărea acestora, se ţine distinct în lei şi în valută, ca urmare a încasărilor şi plăţilor efectuate, conform:

Pct.303. Contabilitatea disponibilităților aflate în bănci/casierie şi a mişcării acestora, ca urmare a încasărilor şi plăților efectuate, se ține distinct în lei şi în valută.

Sumele reprezentând avansuri spre decontare, acordate potrivit legii şi nedecontate până la data bilanţului, se evidenţiază în contul de debitori diverşi (461 “Debitori diverşi”) sau creanţe în legătură cu personalul (4282 “Alte creanţe în legătură cu personalul”), în funcţie de natura creanţei, conform pct.306 alin.(3).

Limita de plată din avansuri este de 5000 lei, de persoană, pe zi, conform reglementărilor din Legea 70/2015 privind întărirea disciplinei financiare privind operațiunile de încasări și plăți în numerar:

Art.3 alin.(1) lit.e) se pot efectua plăți din avansuri în limita unui plafon de 5000 lei, stabilit pentru fiecare persoană care a primit avansuri spre decontare.

Documente justificative privind avansurile spre decontare

Din punct de vedere al documentelor justificative, regăsim ca şi înscrisuri probatoare: decont de cheltuieli, ordin de deplasare, dispoziţie de plată, dispoziţie de încasare, chitanța, situaţii de calcul.  OMF 3512/2008 privind ocumentele financiar-contabile, prezintă în nomenclator  aceste acte utilizate și prevede modul întocmire. Pe scurt aceste documente se folosesc astfel:

  • decontul de cheltuieli – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă; se folosește pentru decontări de cheltuieli de orice natură, se ține evidența numerică consecutivă și în contabilitate reprezintă document justificativ, actele din spatele decontului fiind anexe, astfel cheltuiala se înregistreaza la data și cu numărul decontului;
    link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso; Decont de cheltuieli
  • ordinul de deplasare – pentru justificarea avansului și transformarea sa în cheltuiala efectivă; înlocuiește decontul când cheltuielile se referă la o deplasare în afara localitații, delegație; pentru mai multe detalii despre ordinele de deplasare citiți articolul dedicat deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților;
  • dispoziţia de plată – când se acordă numerar salariatului sau administratorului înaintea plațiilor efective, sau după prezentarea decontului de cheltuieli;
    link fisier pdf printabil ptr download print față și print față verso; Dispoșiție de plată
  • dispoziţia de încasare – se folosește la restituirea sumelor rămase neutilizatedin avansuri spre decontare sau la transferul între casierii, însă de preferat este utilizarea chitanțelor;
  • chitanța - se folosește la încasarea restituirii sumelor rămase nefolosite din avansuri spre decontare în locul dispoziției de încasare;
  • situaţiile de calcul – calcule pentru justificarea sumelor scrise în decont;
  • actele justificative anexate – bonuri, chitanțe de la furnizori, sau alte înscrisuri ce dovedesc plata și se atașează în spatele decontului; facturile trebuie scoase și puse la jurnalul de intrări, la decont rămâne doar dovada plății, chitanțele.

Conturi contabile privind avansurile de trezorerie

Contabilitatea avansurilor de trezorerie se realizeaza cu ajutorul Contului 542 “Avansuri de trezorerie”. 

Cont 542 “Avansuri de trezorerie”.

După conținutul economic este un cont de active circulante bănești.

După funcția contabilă este un cont de activ.

În DEBIT se înregistrează:

 

În CREDIT se înregistrează:

  • Sumele acordate prin bancă sau în numerar ca avansuri de trezorerie (5121, 5124; 5311,5314);
  • Diferențele favorabile de curs valutar, aferente avansurilor acordate în valută, stabilite la închiderea exercițiului financiar (765);

SOLDUL debitor al contului reprezintă avansurile de trezorerie acordate și nedecontate.

 
  • Plățile efectuate din avansuri de trezorerie (401,404,451,462);
  • Restituirile de avansuri nefolosite (5121,5124;5311,5314);
  • Achiziționarile de bunuri si servicii cu plata din avansuri de trezorerie (208, 301 la 381, 532, 604, 605, 611 la 626, 628);
  • Plata TVA deductibilă însrisa în documentele de cumpărare (4426);
  • Sumele reprezentand avansuri de trezorerie, nedecontate pană la data bilanțului (461);
  • Diferențele nefavorabile de curs valutar, aferente avansurilor acordate în valuta, stabilite la închiderea exercițiului financiar și la decontarea avansurilor (665);

SOLDUL creditor al contului reprezintă cheltuieli justificate înregistrate în contabilitate prin deocntul de cheltuieli, dar nedecontate încă.

Monografie. Operații privind avansurilor de trezorerie

Exemplu 1

Se acordă un avans în data de 24.04.2018, din casierie, în sumă de 1000 lei, unui angajat pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa pentru firmă urmatoarele:

  • Papetărie în sumă de 50 lei, TVA inclus cu bon fiscal fără CUI;
  • Materiale de curățenie și reparații, în sumă de 150 lei, plus TVA cu bon fiscal cu CUI;
  • Mărfuri în sumă de 500 lei, plus TVA, cu factură și chitanță;

În data de 26.04.2018, angajatul depune decontul de cheltuieli și restituie avansul neutilizat în casierie. TVA 19%.

 

24.04.2018 – Acordare avans în baza dispoziției de plată

542.XX

=

5311

 1000 lei

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

”Casa în lei”

 

 26.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli

Factura de marfă se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 24.04.2018 (factura se pune la jurnalul de intrări și chitanța în spatele decontului)

%

=

401

 595 lei

371

 

“Furnizori”

500 lei

„Mărfuri”

 

 

 

4426

 

 

95 lei

„TVA deductibilă”

 

 

 

Bonul fiscal cu CUI se înregistrează în jurnalul de intrări (pentru a se putea deduce TVA-ul) cu data de 24.04.2018 (bonul se pune după preferință ori în spatele decontului ori la jurnalul de intrări):

%

=

401

 178.5 lei

611

 

“Furnizori”

150 lei

„Cheltuieli cu întreținerea și reparațiile”

 

 

 

4426

 

 

28.5 lei

„TVA deductibilă”

 

 

 

Decontarea efectivă cu data de 26.04.2018, în baza decontului ce are anexate chitanța și cele două bonuri:

%

=

542.XX

 823.5 lei

302

 

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

50 lei

„Materiale consumabile”

 

 

 

401

 

 

595 lei

„ Furnizori”

 

 

 

401

 

 

178.5 lei

„ Furnizori”

 

 

 

26.04.2018 – Restituirea avansului neutilizat

5311

=

542.XX

 176.5 lei

„Casa în lei”

 

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

 

Exemplu 2

În data de 27.04.2018, același angajat pleacă să mai cumpere pepetărie în valoare de 50 lei cu TVA inclus, în baza unui bon fară CUI. A plecat devreme, înainte să poată lua avans spre decontare de la casieria unității, urmând să încaseze suma decontată la întoarcere.

 

27.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli

Decontarea efectivă cu data de 27.04.2018, în baza decontului ce are anexat bonul:

302

=

542.XX

 50 lei

„Materiale consumabile”

 

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

27.04.2018 – Acordare avansul spre decontare în baza dispoziției de plată, după decontarea cheltuielilor

542.XX

=

5311

 50 lei

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

”Casa în lei”

 

 

Exemplu 3

Se acordă avans unui angajat pentru o delegație.

Pentru delegații interne sau externe, citiți exemplele din articolul dedicat deplasărilor: Delegarea și detașarea salariaților.

 

Exemplu 4

Se virează în data de 30.04.2018, o sumă de 2000 lei, din bancă, în contul de card (de firmă) al unui angajat pentru o deplasare în localitate cu scopul de a achiziționa marfă în sumă de 1000, plus TVA, plătită cu cardul și marfă în sumă de 700 lei, TVA inclus, cu factura și chitanță (angajatul scoate banii de la un bancomat în prealabil pentru a plăti cash).

 

30.04.2018 – Acordare avans în contul de card

581

=

5121.XX

 1000 lei

 “Viramente interne”

 

 “Conturi la bănci în lei”

 

5121.XX

=

581

 1000 lei

Analitic angajat “Conturi la bănci în lei”

 

 “Viramente interne”

 

30.04.2018 – Înregistrarea cheltuielilor în baza decontului de cheltuieli

Factura de marfă (1000lei)  se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 30.04.2018 (factura cu tot cu bonul de plată cu cardul se pune la jurnalul de intrări)

%

=

401

 1190 lei

371

 

“Furnizori”

1000 lei

„Mărfuri”

 

 

 

4426

 

 

190 lei

„TVA deductibilă”

 

 

 

Plata facturii din contul de card

401

=

5121.XX

 1190 lei

“Furnizori”

 

Analitic angajat “Conturi la bănci în lei”

 

Factura de marfă (700lei) se înregistrează în jurnalul de intrări cu data de 30.04.2018 (factura se pune la jurnalul de intrări și chitanța în spatele decontului)

%

=

401

 700 lei

371

 

“Furnizori”

588 lei

„Mărfuri”

 

 

 

4426

 

 

112 lei

„TVA deductibilă”

 

 

 

Retragerea banilor de la bancomat și înregistrarea avansului spre decontare, în baza extrasului contului de card

542.XX

=

5121.XX

 700 lei

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

Analitic angajat “Conturi la bănci în lei”

 

Decontarea efectivă cu data de 30.04.2018, în baza decontului ce are anexată chitanța:

401

=

542.XX

 700 lei

“Furnizori”

 

Analitic angajat „Avansuri de trezorerie”

 

Restul de bani neutilizați (2000-1190-700=110lei) rămân în contul de card, fiind sold contabil în balantă, în contul de bancă 5121.XX analitic angajat, nu în 542.XX analitic angajat.

 

 

Cuprins capitol


Studiază în continuare:

5. Contabilitatea trezoreriei

5.1. Contabilitatea valorilor de încasat – cont 5112, 5113, 5114

5.2. Contabilitatea operațiunilor prin banca - cont 5121 5124 5125 5186 5187

5.3. Contabilitatea operațiunilor cu numerar - cont 5311 5314

5.4. Contabilitatea altor valori de trezorerie - cont 5321 5322 5323 5328

5.5. Contabilitatea acreditivelor - cont 5411 5412

5.6. Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

5.7. Contabilitatea viramentelor interne - cont 581

 

 

 


"Don't ever let your business get ahead of the financial side of it. Accounting Accounting Accounting. Know your numbers."
Tilman J. Fertitta