Cum se fidelizează clienții prin puncte de fidelitate și vouchere gratuite sau cupoane și carduri oferite cadou - cont 5328

Deseori, afacerile au nevoie de un program de fidelizare a clienților, pentru a crește cota de piață și cifra de afaceri, utilizând puncte de fidelitate, vouchere sau carduri cadou.

Programul de fidelizare este acțiunea prin care oferi recompense clienților pentru cumpărarea unui produs sau serviciu. Aceste recompense pot lua diverse forme:

• produse gratuite;
• discount-uri directe;
• puncte de fidelitate și vouchere cu reduceri oferite gratuit;
• bonuri sau tichete valorice, carduri și cupoane cadou oferite contra cost.

Voucherul sau cardul cadou este un document emis, de obicei, de o persoană juridică și distribuit gratuit sau vȃndut terților ȋn scopul stimulării vȃnzărilor. Acestea pot fi valorice sau pot avea ȋnscrise anumite procente ale reducerilor ce vor fi acordate.

Este indicat ca pe document să fie ȋnscrise următoarele elemente: numele firmei emitente, valoarea voucherului (ȋn suma brută sau procentual), data valabilității vocherului și elemente de securitate (seria sau nr. voucherului).

Tratamentul contabil și fiscal al acordării acestor avantaje clienților, diferă ȋn functie de:

• modul ȋn care este distribuit: vânzare cu titlu oneros sau acordare ȋn mod gratuit;
• persoana care distribuie voucherele : direct de unitatea emitentă sau prin comisionar;
• modul ȋn care pot fi utilizate: achiziționarea de produse sau servicii ale unității emitente sau ale unor entități partenere.

Puncte de fidelitate și vouchere cu reduceri oferite gratuit

Acordarea ȋn mod gratuit a unor puncte de fidelitate sau vouchere de o anumită valoare sau cu un procent de reducere, ce pot fi folosite ulterior pentru achiziționarea de servicii sau produse din magazinul propriu al unității emitente, constituie o reducere de preț garantată anterior ce urmează a fi acordată clienților ȋn scopul promovării și stimulării vânzărilor.

Voucherele cadou și punctele de fidelitate care se acorda  în mod gratuit nu reprezintă  nici cheltuială și nici venit, și nici nu se înregistrează în evidențele contabile. Se recomandă totuși ținerea unei evidențe extrabilanțiere a voucherelor acordate în vederea efectuării unei analize care să arate eficiența acestei metode de stimulare a vânzărilor.

Acestea se acordă numai de către unitatea emitentă, nu și prin comisionar pentru că se oferă gratuit.

La momentul utilizării voucherului, respectiv al achiziționării de produse, considerăm că sunt posibile două variante:

1. Tratarea utilizării voucherului oferit gratuit ca o reducere de preț

Valoarea voucherului sau a punctelor de fidelitate utilizate de către client va diminua valoarea vȃnzarii, respectiv a veniturilor și implicit și contravaloarea ȋncasarii de numerar.

La vânzarea cu factură, se va trece discountul/reducerea separat în programul de facturat. Această variantă se poate aplica și de catre magazinele online, unde se poate introduce codul voucherului direct pe site, în timpul procesului de achitare a produselor.

Exemplul 1:

Un client achiziționează un cuptor cu microunde, în valoare de 400lei (tva inclus), de pe un magazin online, sau direct de la magazinul de desfacere. A primit cadou din partea magazinului la o achiziție anterioară, un voucher în valoare de 12.5% (putea fi de 50 lei, sau puteau fi puncte de fidelitate – 50 de puncte a câte 1 leu).

În cazul vânzării doar cu bon fiscal, dacă programul informatic sau casa de marcat permit, pe bonul fiscal emis va aparea o linie distinctă care să evidențieze reducerea acordată.

La vânzarea doar cu bon fiscal se va face direct nota:

2. Tratarea utilizării voucherului oferit gratuit ca o modalitate de plată

În acest caz, diferență neîncasată în bani, anu va vi fi considerată o reducere comercială ci se va asimila cheltuielilor de reclamă și publicitate și se va folosi contul 5328 – “Alte valori” ca și cont intermediar.

Încasarea bonului fiscal sau a facturii nu se face în numerar ci cu voucherul care va trebui (voucher) să aibă înscris pe el cel putin urmăatoarele elemente: numele firmei emitente, valoarea voucherului (ȋin suma bruta sau procentual), data valabilitățatii vocherului și, elemente de securitate (seria sau nr. voucherului).

Pe bonul fiscal de încasare, se va trece ca și mod de încasare “voucher” sau un alt termen reprezentativ.

Exemplul 2:

Se vinde către un client, persoană fizică, servicii tip abonament de recreere, în valoare de 700 lei, la preț de vânzare cu amănuntul, TVA 19%, fără factură, din care 100 lei valoarea unui voucher de reducere (primit anterior de la un prieten care a recomandat salonul) și 600 lei încasare în numerar. Se emite bon fiscal.

Bonuri sau tichete valorice, carduri și cupoane cadou oferite contra cost

Bonurile sau tichetele valorice, cardurile și cupoanele oferite contra cost, sunt folosite în special de magazinele online, magazinele de specialitate, mall-uri, saloane spa etc. pentru a fi oferite apropiaților ca și cadouri. Cu acest card, persoana titulară se poate duce în magazinul respectiv și poate cumpăra, în baza condițiilor, orice obiect sau serviciu, după bunul plac. Cardul certifică un avans plătit anterior, iar titularul cardului va mai plăti doar diferența, în cazul în care obiectul cumpărat depășește valoarea cardului.

Din punct de vedere fiscal, o firmă, persoană impozabilă stabilită și înregistrată în scopuri de TVA în Romania, ce comercializează către clienții săi carduri de cadou (“giftcard”) sau bonuri/tichete/cupoane, care urmează a fi utilizate pentru achiziționarea de produse sau servicii vândute de entitate trebuie sa considere vânzarea acestor carduri încasare anticipată, respectiv avans pentru viitoarele livrari de bunuri sau servicii, și colectează TVA la momentul vânzării.

Veniturile înregistrate în avans sunt venituri aferente perioadelor următoare, dar încasate anticipat într-o perioadă precedentă. Astfel, entitatea emitentă de carduri cadou, va înregistra un venit în avans la momentul vânzării cardului, și va recunoaște venitul la momentul folosirii lui, când se va face vânzarea de produse, atunci anulându-se concomitent venitul în avans creat precedent.

1. Tratarea vânzării de carduri cadou valorice vândute direct de magazin

În cazul cardurilor vândute direct de emitent, încasarea se face direct în contul de casă sau bancă.

Exemplul 3:

Un magazin de electrocasnice online, plătitor de TVA, oferă posibilitatea clienților săi să achiziționeze carduri de diverse valori, pentru a fi oferite cadou persoanelor dragi. Doi frați cumpără un astfel de card în valoare de 300lei, pe 15.03.2018, pentru a-l oferi mamei lor cu ocazia zilei de naștere, cu speranța ca aceasta își va înlocui blenderul. Mama se hotărăște la un model de aparat și-l cumpără în 10.04.2018. Noul blender costă 351lei și achită diferența cu cardul pe site.

2. Tratarea vânzării de carduri cadou valorice vândute prin comisionar

În cazul cardurilor vândute prin comisionar, acestea se înregistrează la momentul predării în contul de 5328 “Alte valori” concomitent cu înregistrarea de venituri în avans până la folosirea cardurilor, moment în care se anulează venitul în avans și se recunoaște venitul din servicii. Transferul către comisionar se face cu ajutorul conturilor 461 și 462. Comisionarul va emite o factură de comision și va vira banii pentru cardurile vândute, la perioade regulate stabilite prin contract.

Exemplul 4:

Un salon spa, plătitor de TVA, oferă posibilitatea clienților săi să achiziționeze carduri de diverse valori, pentru a fi oferite cadou persoanelor dragi. Pentru promovare, au facut contract cu un site specializat de wellness ce le face publicitate și oferă spre vânzare cardurile salonului. Contractul cu comisionarul prevede pentru un comision de 10%, dacă vinde minim 50 carduri/lună a 100lei bucata, însă din previzionarea vânzarilor se ajunge și la 100 de carduri. Luna aceasta, salonul va emite 100 de carduri spre vânzarea prin siteul partener, însă se vând doar 78 de carduri. Decontarea încasărilor se face prin bancă la sfarșitul lunii. Se prezintă monografia salonului și a comisionarului pentru vânzarea de carduri și a consumului de către clienți.

Înregistrările salonului:

La sfărșitul lunii, vom avea următoarele solduri: 121 Profit sau pierdere: credit 11237 lei (deci profit); 4427 TVA de plată: 2135 lei; 5121 Banca în lei: 6872 lei; 5311 Casa: 6500 lei. Se asigură egalitatea bilanțieră.

Înregistrările comisionarului:

La sfărșitul lunii, vom avea următoarele solduri: 121 Profit sau pierdere: credit 780 lei (deci profit); 4427 TVA de plată: 148 lei; 5121 Banca în lei: 928 lei. Se asigură egalitatea bilanțieră.