0721 108 117 / 0743 622 924    Str. Sf. Ecaterina 5, Sector 4, Bucuresti              

Delegarea și detașarea internă a salariaților în 2019

Delegarea și detașarea internă a salariaților în 2019

Gebăilă Roxana, Redactor
în Monografii, 18 Jul 2019
actualizat la 19 Sep 2019

Atribuțiile de serviciu nu pot fi întotdeauna desfașurate de către salariat într-un singur loc de muncă. De altfel, o afacere modernă care presupune dinamism, nici nu ar putea fi derulată fără deplasarea salariaților, acest lucru realizandu-se ori prin delegarea ori prin detasarea acestora, în funcție de necesitățile producției.

Angajatorul are dreptul de a modifica, unilateral, locul de muncă, prin delegarea sau detaşarea salariatului într-un alt loc de muncă decât cel prevăzut în contractul individual de muncă. Salariatul este adesea în situația de a se deplasa, adică de a-și modifica locul de munca, pe parcursul desfăsurării activității.

Acest articol vizează delegarea și detașarea de pe teritoriul României.

Delegarea

Delegarea reprezintă exercitarea temporară, din dipoziția angajatorului, de către salariat, a unor lucrări sau sarcini corespunzatoare atribuțiilor de serviciu în afara locului sau de muncă. Delegarea poate fi stabilită pentru o perioadă de pana la 60 de zile și se poate prelungi doar cu acordul salariatului, conform Codului muncii art. 44:

Art.44. (1) Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia.

Salariații și administratorii care se deplasează în interes de serviciu într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul și cazarea, avand totodata dreptul la o indemnizație de delegare (diurnă), conform Codului Muncii. În asemenea cazuri, unitatea din care face parte persoana poate avansa acesteia, la cererea sa, suma necesară pentru acoperirea cheltuielilor de delegare, iar aceasta are obligaţia ca, la înapoiere, să restituie avansul primit unităţii al cărei salariat este.

Dacă un angajat este delegat pentru mai mult de 120 de zile, diurna primită în perioada de timp ce depășește 120 de zile va fi considerată de către Codul Fiscal ca plată salarială și va fi impozitată ca atare.

Detașarea

Detașarea este actul prin care se dispune schimbarea temporară a locului de munca, din dispoziția angajatorului, la un alt angajator, în scopul executarii unor lucrări în interesul acestuia.

Detașarea salariatului poate fi dispusa pe o perioada de cel mult un an.

Salariatul detașat are dreptul la plata cheltuielilor de transport, cazare, precum și indemnizatie de detasare, în condițiile prevăzute de lege.

Persoana trimisă în delegare sau detaşare are dreptul să primească, un avans în numerar, stabilit în raport cu numărul zilelor de deplasare, dar nu mai mult decât totalul cheltuielilor de delegare sau de detaşare pentru 30 de zile calendaristice.

Delegarea/detașarea pe teritoriul României:

Diurna

În ceea ce priveşte diurna internă, se acordă pe zile calendaristice, aceasta fiind  reglementată prin HG 714/2018 privind drepturile și obligațiile personalului autorităților și instituțiilor publice pe perioada delegării și detașării în altă localitate, precum și în cazul deplasării în interesul serviciului ce a intrat în vigoare la data de 01 ianuarie 2019, documente care stabilec că diurna se acordă în cazul în care delegarea se realizează într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care salariatul îşi are locul permanent de muncă.

Diurna este o indemnizaţie de delegare care se acordă salariatului indiferent de funcţia pe care acesta o îndeplineşte şi de angajatorul sau instituţia publică în care îşi desfăşoara activitatea. 

Pentru o zi de deplasare în țara noastră, un angajat poate să primească o diurna deductibilă integral în valoare de cel mult 50 lei, adică de 2,5 ori valoarea de 20 lei/zi, conform Anexei la HG 714/2018, privind drepturile şi obligaţiile personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate:

Art. 1

(1) Persoana delegată într-o localitate situată la o distanţă cuprinsă între 5 şi 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă beneficiază de o indemnizaţie de delegare, în cuantum de 20 lei/zi, indiferent de funcţia pe care o îndeplineşte şi de autoritatea sau instituţia publică în care îşi desfăşoară activitatea.

(2) Persoana delegată într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 50 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă şi care nu se poate înapoia la sfârşitul zilei de lucru beneficiază de o alocaţie zilnică de delegare compusă din:

a) o indemnizaţie de delegare, în cuantum de 20 lei/zi, indiferent de funcţia pe care o îndeplineşte şi de autoritatea sau instituţia publică în care îşi desfăşoară activitatea;

[....]

Mentionam ca HG 714/2018 este o Hotărâre de Guvern care se aplică personalului autorităţilor şi instituţiilor publice pe perioada delegării şi detaşării în altă localitate, conform titlului care si spune asta, însă conform Codului fiscal, diurna se stabileste conform HG 714/2018, iar deductibilitatea ei este data tot prin Codul Fiscal:

Art.76

[....]

(2) Regulile de impunere proprii veniturilor din salarii se aplică și următoarelor tipuri de venituri, considerate asimilate salariilor:

[....]

(i) în țară, 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice;

[....]

Cazarea

Cheltuielile de cazare se pot deconta numai dacă localitatea în care s-a efectuat deplasarea se află la o distanță mai mare de 50 km de localitatea în care salariatul are locul de muncă permanent și doar în cazul în care salariatul nu se poate întoarce în aceeași zi, pe baza documentelor justificative.

În conformitate cu prevederile art.44 alin.(2) din Codul muncii, salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport și cazare, precum și la o indemnizație de delegare, în condițiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de muncă aplicabil.

Astfel, cheltuiala cu cazarea necesită documente justificative ce vor sta în spatele ordinului de deplasare, HG 714/2018 fiind o HG care se aplica doar personalului autorităţilor şi instituţiilor publice, Codul fiscal nemaifacând referire la HG 714/2018.

Astfel, cazarea fara documente nu este cheltuială deductibilă.

Transportul

Salariații care se deplaseaza în interes de serviciu într-o localitate situată la o distanţă mai mare de 5 km de localitatea în care îşi are locul permanent de muncă au dreptul la plata cheltuielilor cu transport.

Pentru cheltuiala cu transportul sunt necesare documente justificative, ce stau in spatele ordinului de deplasare.

Tratamentul fiscal al diurnelor și cazării

Aşa cum am precizat şi la începutul articolului, contravaloarea diurnei trebuie stipulată în contractul colectiv de muncă sau într-un act adițional din contractul individual de muncă.

Pentru deplasările în interiorul României spre exemplu, tratamentul fiscal este determinat de pragul valoric de 50 lei, adică 20 lei/zi x 2.5.

Astfel, avem următoarele situaţii:

  • dacă diurna acordată este mai mică de 50 lei/zi, atunci cheltuiala este integral deductibilă;
    dacă diurna acordată este mai mare de 50 lei /zi, diferența de valoare față de 50 lei se impozitează.

Totodată, pentru perioada în care salariatul se află în delegație/detașare și primește indemnizație zilnică de delegare (diurnă), angajatorul nu va acorda tichete de masă, după cum stabileşte HG nr. 23/2015, privind acordarea tichetelor de masă.

Atât pe teritoriul României, cât și în alte țări, diurna nu se justifică de către angajat, aceasta fiind folosită pentru hrană și transport în localitatea respectivă.

Sumele care depăşesc aceste plafoane se supun impozitului pe salarii şi se includ în baza lunară de calcul a contribuţiilor sociale obligatorii, indiferent de entitatea plătitoare (plătitor de impozit pe profit, plătitor de impozit pe veniturile microîntreprinderilor, persoană fizică autorizată, întreprindere individuală, organizaţie neguvernamentală).

Spre exemplu, dacă diurna acordată în țară pentru ziua de deplasare depășește plafonul de 50 lei, diferența rezultată se va impozita atât din punct de vedere al impozitului pe venit salarial, cât și din punct de vedere al contribuțiilor sociale, conform art 76, alin 2, lit k din Codul Fiscal, cum am menționat mai sus.

Documentele de întocmit pentru o delegaţie

Atunci când companiile pregătesc documentațiile necesare delegațiilor în țară, acestea trebuie să fie atente la mai multe aspecte, în condițiile în care, la control, se verifică aceste aspecte, iar lipsa unor acte îi poate determina pe inspectorii fiscali să reclasifice anumite cheltuieli cu deplasările ca nedeductibile.

Documente deplasare internă

Potrivit OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, angajatul trebuie să completeze „Ordinul de deplasare cod 14-5-4” pentru fiecare deplasare pe teritoriul României. Ordinul de deplasare trebuie semnat și aprobat de conducerea companiei.

La întoarcerea din delegație, angajatul trebuie să completeze  „Ordinul de deplasare”, la care va atașa documentele justificative pentru cheltuielile efectuate în timpul delegației (cazare - pe teritoriul României, diverse cheltuieli făcute în scopul activității companiei).

Ordin de deplasare

Întrebări frecvente și răspunsuri

Întrebarea 1: Conform Hg 714/2018 cu aplicare din 01.01.2019 – art. 1 alin 2, lit. b persoana delegată într-o localitate la o distanță m.m. de 50 km beneficiază de o alocație de cazare in cuantum de 230 lei/zi. Este necesară prezentarea de documente în vederea decontării acestei cheltuieli? (mediu privat, societate comercială)

Răspuns: Da. Este necesară prezentarea de documente în vederea decontării. Vorbind doar despre cazare, cum am specificat și mai sus in articol, HG 714/2018 se aplică doar personalului autorităţilor şi instituţiilor publice.

Întrebarea 2: Dacă la diurnă nu trebuie document justificativ, la cazare de ce este necesar?

Răspuns: Diurna este o indemnizație de deplasare. A se vedea și în Codul Muncii unde la art.  art. 44 alin. (2) acesta stabileste ca salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil. Deci acestea sunt descrise separat, special pentru a nu se lăsa loc de interpretare.

Întrebarea 3: Cat este diurna deductibilă pentru privați?

Răspuns: Diurna cum am specificat și în articol, este 20 lei/zi, conform Codului fiscal care spune că nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice. Astfel Codul fiscal ne spune că nivelul diurnei este stabilit de HG 714/2018. De asemenea el ne mai zice si ca diurna maxima deductibila  în țară, este de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru indemnizație, prin hotărâre a Guvernului pentru personalul autorităților și instituțiilor publice.

Astfel diurna maximă deductibilă în țară este de 50 lei. Restul fiind cheltuieli nedeductibile.

Monografie contabila

Exemplu 1:

Se deleagă un angajat din București în perioada 12.03.2018-15.03.2018 în Timișoara și i se acordă un avans pentru deplasare în valoare de 1.500 lei. Se cunosc urmatoarele:

  1. în data de 12.03.2018, angajatul pleacă la ora 8:00 din București, ajunge la ora 09:30 în Timișoara;
  2. se cazeaza la Hotel Timiș în perioada 12.03.2018-15.03.2018;
  3. în data de 15.03.2018, angajatul pleacă la ora 16:00 din Timișoara, ajunge la ora 17:30 în București;
  4. factură bilet avion 500 lei + TVA;
  5. bon taxi 30 lei, TVA inclus, fară CUI înscris pe el;
  6. diurnă acordată 47,5 lei/zi;
  7. salariu brut angajat 1900 lei;
  8. factură cazare 300 lei + TVA;
  9. TVA 19%;
  10. Se restituie avansul neutilizat la întoarcerea din deplasare.

 

Acordarea avansului

542

=

5311

1500 lei

Avansuri de trezorerie

 

Casa

 

Decontarea cheltuielilor în baza Ordinului de deplasare la întoarcerea din delegație

%

=

542

1109.50 lei

401

 

Avansuri de trezorerie

(avion) 595 lei
(cazare) 357 lei

Furnizori

 

 

 

625

 

 

(taxi) 30 lei
(diurnă) 127.50 lei

Cheltuieli cu deplasările, detașări si transferări

 

 

 

Diurna acordată: 47.5 lei x 3 zile(12.03.2018 ora 6:00 – 15.03.2018 ora: 17:30)=142.5lei

Diurna deductibililă: 17lei*2.5*3zile= 127.5 lei

Diurnă nedeductibilă: 142.53 lei – 127.50 lei = 15 lei

Restituirea avansului neutilizat

5311

=

542

390.50 lei

Casa

 

Avansuri de trezorerie

 

Înregistrarea facturii de avion (la data facturii sau la data decontului)

%

=

401

595 lei

625

 

Furnizori

500 lei

Cheltuieli cu deplasările, detasări si transferări

 

 

 

4426

 

 

95 lei

TVA deductibila

 

 

 

Înregistrarea facturii de cazare (la data facturii sau la data decontului)

%

=

401

357 lei

625

 

Furnizori

300 lei

Cheltuieli cu deplasările, detasări si transferări

 

 

 

4426

 

 

57 lei

TVA deductibila

 

 

 

Înregistrarea statului de plată la sfârșitul lunii

641

=

421

1915 lei

Cheltuieli cu salariile personalului

 

Personal – salarii datorate

 

Se adaugă diurnă nedeductibilă 15 lei.

421

=

%

758.48 lei

Personal – salarii datorate

 

4315

478.75 lei

 

 

Contribuția de asigurări sociale

 

 

 

4316

191.50 lei

 

 

Contribuția de asigurări sociale de sănătate

 

 

 

444

734.75*10% = 73.48 lei

 

 

Impozitul pe venituri de natura salariilor

 

 

 

542

15 lei

 

 

Avansuri de trezorerie

 

Cotele de contribuții (25%, 10%) se aplică la 1915 lei.

1915 – 510 (deducerea persoanală) – 670.25= 734.75lei

 

 


"Don't ever let your business get ahead of the financial side of it. Accounting Accounting Accounting. Know your numbers."
Tilman J. Fertitta