0721 108 117 / 0743 622 924    Str. Sf. Ecaterina 5, Sector 4, Bucuresti              

Fișa postului – un document obligatoriu, dar și util

Fișa postului – un document obligatoriu, dar și util

Mădălina Boitan, Redactor
în Articole HR, 10 Jul 2018
actualizat la 17 Sep 2018

Fișa de post este un document anexă la contractul individual de muncă prin care se definesc principalele sarcini ce caracterizează munca salariatului.

Fișa postului este un document obligatoriu, impus prin Codul Muncii și standardul SR EN ISO 9001/2008: Cerințele Sistemului de Management al Calității. Orice post din organizație implică un astfel de act care se întocmește atât pentru pozițiile noi, cât și pentru cele existente. Se prezintă obligatoriu înainte de angajarea candidatului, care semnează pentru luarea la cunoştinţă şi primeşte un exemplar, având valoare contractuală, fiind considerată anexă la contractul individual de muncă și are are un rol juridic, putând fi prezentat ca dovadă în caz de litigiu în faţa unei instanţe judecătoreşti.

Fişa postului se prezintă obligatoriu la controalele efectuate de autorităţi ale statului, în special Inspectoratul Teritorial de Muncă şi Agenţia Naţională pentru Ocuparea Forţelor de Muncă.

Ce este fișa postului?

Fișa de post este documentul de management al resurselor umane care sintetizează elementele caracteristice ale unui post, pentru a putea fi înțelese și însușite de către ocupantul postului. Este, în primul rand, un instrument de lucru pentru orice companie și întocmirea ei este obligatorie conform legislației în vigoare. Este unul dintre documentele de formalizare a structurii organizatorice a unei companii, ce prezintă în detaliu elementele cerute unui salariat pentru ca acesta să își poată exercita activitatea în condiții normale.

Se realizează pe baza informațiilor obținute în urma analizei postului și reprezintă un document scris care identifică, definește și descrie postul vizând sarcinile, condițiile de muncă și responsabilitățile pe care le presupune acesta.

Acest act este esențial pentru stabilirea, derularea și încetarea raporturilor de muncă.

Ca parte a contractului individual de muncă, conținutul fișei postului trebuie adus la cunoștință angajatului, de către angajator, în momentul încheierii acestuia, sau în cazul unei actualizări pe parcursul raporturilor de muncă. Fișa postului trebuie semnată de către angajator și angajat și trebuie prezentată de către angajator la solicitarea inspectorilor muncii.

Fișa postului este un act ce prezintă utilitate atât pentru angajator cât și pentru angajat. Din punct de vedere al angajatorului principalele avantaje ale întocmirii sunt:

  • este un document de referință pentru selectarea personalului potrivit postului;
  • ajută la stabilirea organigramei organizației;
  • contribuie la stabilirea indicatorilor de performanță și formularea modului în care sunt recompensați angajații;
  • permite stabilirea prejudiciilor;
  • face dovada funcționării legale.

Din punct de vedere al salariatului, fișa postului se poate dovedi utilă prin următoarele:

  • este un document care delimitează în mod formal îndatoririle în cadrul firmei;
  • stabilește nivelul ierarhic și de raportare în cadrul organizației;
  • reprezintă un instrument de referință util pentru angajații noi;
  • poate fi contestată de către angajat, înainte de a fi semnată;
  • ajută în rezolvarea conflictelor dintre angajat si angajator.

Semnarea fișei postului de către angajat semnifică luarea la cunoștință, acceptarea, înțelegerea responsabilităților și angajamentul acestuia de a le îndeplini și respecta. Angajatul are dreptul să conteste aspecte cuprinse în fișa postului, asa cum are dreptul să conteste orice aspect care ține de munca sa sau de obligațiile și drepturile sale ca angajat.

Ce trebuie să conțină fișa postului?

Fișa postului trebuie să cuprindă cateva elemente de bază, cum ar fi:

  • Denumirea oficială a postului: este luată din nomenomenclatorul național al profesiilor, iar poziția postului de muncă este preluată sub forma unui număr din Clasificarea ocupațiilor din România (COR). De asemenea, se pot trece și obiectivele principale ale postului de muncă, însă acestea se trec punctual fără prea multe detalieri.
  • Integrarea în structura organizatorică: se referă la prezentarea ierarhiilor în cadrul organizației, pozițiile de subordonare - coorodonare pe care le deține angajatul în relație cu ceilalți angajați ai firmei.
  • Definirea cerințelor necesare ocupării postului: sunt de fapt performanțele solicitate deținătorului postului de muncă. Condițiile specifice unui anumit post se pot referi la nivelul de studii, pregătirea profesională, vechimea în domeniul respectiv, aptitudinile necesare, caracteristicile personale, cerințele fizice și condițiile de mediu.
  • Fișa postului trebuie să conțină și competențele/abilitățile/cunoștințele/aptitudinile necesare pentru nivelul poziției respective, precum și pe cele cu caracter obligatoriu.
  • Definirea responsabilităților și a sarcinilor specifice atribuite angajatului. Aici sunt specificate obligațiile, îndatoririle ce revin angajatului față de oameni, materiale, bani, unelte, echipamente etc. Responsabilitățile trebuie să fie redactate clar, pe puncte, pentru ca angajatul să le înteleaga cât mai bine.
  • Indicatorii de performanță. Fișa postului include și date despre standardele de performanță, unde se prezintă limitele de luare a deciziilor și nivelele de performanță ce urmează a fi atinse de ocupantul postului respectiv.
  • Condițiile de muncă țin de statutul angajatului, locul desfășurării muncii, resursele disponibile, timpul de muncă, contextul muncii, condițiile de instruire și perfecționare, precum și sistemul de promovare.
  • Elemente temporale:
  • data întocmirii fișei de post - data, numele și prenumele angajatului responsabil cu întocmirea, funcția acestuia și semnătura;
  • data luării la cunoștință de către angajat - se trece data, numele și prenumele angajatului precum și semnatura acestuia;
  • data avizării - data la care a fost aprobată fișa postului de către departamentul juridic sau de resurse umane, de către superiorul celui care a întocmit fișa ori de către o altă persoană desemnată prin acte oficiale ale organizaț Se trece data, numele și prenumele persoanei care avizează, funcția acesteia și semnatura.

De ce este importantă fișa postului?

Importanța existenței și continutului fișei postului sunt date de următoarele aspecte:

  • eventualele sancțiuni disciplinare pot fi aplicate numai în măsura în care, salariatul încalcă, nu exercită sau exercită în mod defectuos atribuțiile ce ii revin;
  • fidelitatea față de angajator se raportează la felul exercitării atribuțiilor de serviciu;
  • îndeplinirea dispozițiilor de serviciu sub aspectul legalității lor; salariatul este obligat să îndeplinească dispozițiile primite, numai în măsura în care acestea sunt legale;
  • cunoașterea modului de exercitare a controlului ierarhic asupra modului de îndeplinire a atribuțiilor de serviciu;
  • în cazul in care contractul individual de muncă este nul, din diferite motive, salariatul are dreptul la remunerarea muncii sale corespunzator modului de îndeplinire a atributiilor înscrise în fișa postului și poate solicita să fie remunerat în consecință.
  • prin raportarea la cerintele angajatorului, se poate stabili eventuala neconcordanță profesională a salariatului (nu dă dovadă că ar avea însușite cunostințele sau abilitățile necesare postului);
  • stabilirea nivelului de competență, prin evaluarea modului de executare a sarcinilor ce îi revin;
  • în perioada programelor de calificare sau adaptare profesională, formatorul este obligat să supravegheze îndeplinirea, de către salariatul aflat în perioada de formare profesională, a atribuțiilor de serviciu, în conformitate cu cerintele postului;
  • angajatorul trebuie să îl despăgubească pe salariat, atunci când acesta a suferit un prejudiciu material, din culpa angajatorului, în timpul îndeplinirii obligațiilor de serviciu sau în legatură cu serviciul;
  • stabilirea relației cu alte posturi este importantă atunci când se stabilește nivelul de responsabilitate, în cazul producerii unor pagube.

Având în vedere importanța fișei postului, departamentul de resurse umane împreuna cu șefii altor departamente au obligația de a dezvolta și de a instrui managerii în utilizarea unui standard de elaborare a fișei postului, prin care să reglementeze conținutul, modelul cadru, responsabilitățile persoanelor implicate, regulile de întocmire, actualizare, revizuire și gestionare a acestora.

 

 

 


"Don't ever let your business get ahead of the financial side of it. Accounting Accounting Accounting. Know your numbers."
Tilman J. Fertitta