0721 108 117 / 0743 622 924    Str. Sf. Ecaterina 5, Sector 4, Bucuresti                 

Arhivarea documentelor în format digital

Manual de Contabilitate Financiară

Partea I - Definirea și Organizarea Contabilităţii Entităţilor Economice

Introducere în Contabilitate

Planul de conturi

Partea II - Contabilitatea Financiară

Capitolul 1 Capitaluri, Provizioane, Împrumuturi și Datorii Asimilate

1.1. Contabilitatea capitalurilor proprii

Contabilitatea capitalului social - cont 1011 1012 141 149 456

Constituirea capitalului social

Mișcările capitalului social

Contabilitatea primelor de capital – cont 1041 1042 1043 1044

Contabilitatea rezervelor din reevaluare – cont 105

Operații privind rezervele din reevaluare

Contabilitatea rezervelor - cont 1061 1063 1065 1068 107 108

Contabilitatea acţiunilor proprii – cont 1091 1092

Contabilitatea rezultatului exerciţiului financiar – cont 121 129

Contabilitatea rezultatului reportat – cont 1171 1174

1.2. Contabilitatea împrumuturilor și datoriilor asimilate

Contabilitatea creditelor bancare pe termen lung şi mediu – cont 1621 1622 1682

Contabilitatea datoriilor cu entitățile afiliate, asociate sau controlate în comun – cont 1661 1663 1685 1686

Capitolul 2 Imobilizări

2.1. Contabilitatea activelor imobilizate

Evaluarea activelor imobilizate

Contabilitatea imobilizarilor necorporale – cont 201, 203, 205, 2071, 2075, 208, 2801, 2803, 2805, 2808, 233, 234

Operații privind imobilizările necorporale cu titlu oneros

Operații privind imobilizările necorporale realizate prin forțe proprii

Capitolul 3 Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie

3.1. Contabilitatea materiilor prime, materialelor și a obiectelor de inventar - cont 301 302 303 308

Operații privind materiile prime, materialele și obiectele de inventar

3.2. Contabilitatea produselor şi a producției în curs de execuție - cont 331 332 341 345 346 348

Operații privind produsele din producția în curs de execuție

Alte operații privind produsele din producția în curs de execuție

3.3. Contabilitatea stocurilor aflate la terţi – cont 351 354 356 357 358

3.4. Contabilitatea animalelor – cont 361 368

3.5 Contabilitatea ambalajelor – cont 381 388

Operații privind ambalajele de transport

Operații privind materiale pentru ambalat și ambalajele obţinute din producţie proprie

Capitolul 4 Terți

4.1. Contabilitatea subvenţiilor – cont 4451 4452 4458 4751 4752 4753 4754 4758

4.2. Contabilitatea decontărilor cu asociaţii – cont 4551 4558 456 457

4.3. Contabilitatea veniturilor și cheltuielilor în avans - cont 471 472

4.4. Contabilitatea operațiilor în curs de clarificare – cont 473

4.5. Contabilitatea decontărilor în cadrul entității (între subunități) – cont 481 482

Capitolul 5 Trezoreria

5.1. Contabilitatea trezoreriei

5.2. Contabilitatea investiţiilor financiare pe termen scurt – cont 501 506 5081 5088 5091 5092

Contabilitatea investiţiilor financiare pe termen scurt - intrumente financiare primare

Contabilitatea investiţiilor financiare pe termen scurt - intrumente financiare derivate

5.3. Contabilitatea valorilor de încasat – cont 5112, 5113, 5114

5.4. Contabilitatea operațiunilor prin bancă - cont 5121 5124 5125 5186 5187

5.5. Contabilitatea creditelor bancare pe termen scurt – cont 5191 5192 5198

5.6. Contabilitatea operațiunilor cu numerar - cont 5311 5314

5.7. Contabilitatea altor valori de trezorerie – cont 5328 5323 5322 5321

5.8. Contabilitatea acreditivelor – cont 5411 5414

5.9. Contabilitatea avansurilor spre decontare - cont 542

5.10. Contabilitatea viramentelor interne – cont 581

Partea III - Închiderea exrcițiului financiar și situațiile financiare

Cuprins
Manual

Arhivarea documentelor în format digital

Alexandru Grecu, Redactor Șef, Expert Contabil
în Articole Contabilitate, 16 Feb 2018
actualizat la 14 May 2018

Începand cu 1 ian 2016, există posibilitatea de a păstra arhiva documentelor financiar-contabile nu doar fizic, pe suport de hârtie, ci și în format electronic, cu condiția ca aceastea să poată fi listate în orice moment, fie atunci când entitatea are nevoie, fie la cererea organelor de control, conform OMFP 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, emis în data de 05.11.2015 și publicat în monitorul oficial nr. 910/09.12.2015.


Arhiva de hârtie nu mai este obligatorie

În Anexa 1 a OMFP 2634/2015 se prevede că documentele pot fi arhivate atât pe suport hârtie, cât și pe suport electronic și se pot păstra pe suporturi tehnice în cazul în care evidența contabilă este ținută cu ajutorul programelor informatice.

În același timp, legislația aflată în vigoare, stabilește că documentele financiar-contabile pot fi păstrate în baza unor contracte de prestări servicii și de către operatori economici autorizați în prestarea de servicii arhivistice.

Totodată sunt stabilite, pe tipuri de tipurile de documente, perioadele obligatorii de păstrare a acestora: 50 de ani pentru statele de salarii, 10 ani majoritatea documentelor și 5 ani pentru cele enumerate în Anexa 4.

În continuare expunem textul de lege care este clar și ușor de citit:

ANEXA 1 - Norme generale de întocmire şi utilizare a documentelor financiar-contabile

[…………………………………………………….]

C.   Păstrarea   şi   arhivarea   registrelor   de   contabilitate   şi   a   celorlalte   documente   financiar-contabile

36. Entităţile   au   obligaţia   păstrării   în   arhiva   lor   a   registrelor   de   contabilitate,   a   celorlalte documente contabile, precum şi a documentelor justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate a operaţiunilor economico-financiare.

Păstrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate şi a celorlalte documente financiar-contabile se face, după caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hârtie sau pe suport electronic.

În cazul păstrării pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hârtie în format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor în formă electronică, republicată.

În cazul în care evidenţa contabilă este ţinută cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot păstra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevăzute de legislaţia în vigoare, cu condiţia să poată fi listate în orice moment, în funcţie de necesităţile entităţii sau la cererea organelor de control.

37. Documentele financiar-contabile se pot păstra, în baza unor contracte de prestări de servicii, cu titlu oneros, şi de către operatori economici autorizaţi, potrivit legii, în prestarea de servicii arhivistice. Şi în acest caz răspunderea privind păstrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaţia gestionării entităţii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entităţile trebuie să prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.

38. Termenul de păstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de păstrare a registrelor şi a celorlalte documente financiar-contabile este de 10 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia au fost întocmite, cu excepţia celor prevăzute la pct. 39 şi 40.

39. Documentele prevăzute în anexa nr. 4 la ordin se păstrează pe o perioadă de 5 ani în condiţiile în care necesităţile proprii ale entităţii nu impun păstrarea acestora pe o perioadă de timp mai mare.

40. Documentele financiar-contabile care atestă provenienţa unor bunuri cu durată de viaţă mai mare de 5 ani se păstrează pe perioada corespunzătoare duratei de viaţă utilă a acestora.

41. În caz de încetare a activităţii societăţilor, documentele financiar-contabile se păstrează în conformitate   cu   prevederile   Legii   societăţilor   nr.   31/1990,   republicată,   cu   modificările   şi completările ulterioare, sau se predau la arhivele statului, în conformitate cu prevederile legale în materie, după caz.

42. Arhivarea documentelor financiar-contabile  în format  hârtie  se face  în conformitate  cu prevederile legale şi cu respectarea următoarelor reguli generale:

  • documentele se grupează în dosare, numerotate şi şnuruite;
  • gruparea documentelor în dosare se face cronologic şi sistematic, în cadrul fiecărui exerciţiu financiar la care se referă acestea. Dosarele astfel arhivate se păstrează în spaţii amenajate în acest scop, asigurate împotriva degradării, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.

Evidenţa   documentelor   în   arhivă   se   ţine   cu   ajutorul   Registrului   de   evidenţă,   potrivit   Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, republicată, în care sunt consemnate dosarele şi documentele intrate în arhivă, precum şi mişcarea acestora în decursul timpului.

43.   Eliminarea   din   arhiva   entităţii   a   documentelor   financiar-contabile,   al   căror   termen   de păstrare prevăzut în prezentele norme a expirat, se face de către o comisie constituită potrivit procedurilor   proprii   ale   entităţii.   În   această   situaţie   se   întocmeşte   un   proces-verbal   şi   se consemnează scăderea documentelor eliminate din Registrul de evidenţă al arhivei.

 

ANEXA 4 - Documentele financiar-contabile care se păstrează timp de 5 ani, cu începere de la data încheierii exerciţiului financiar în cursul căruia   au   fost   întocmite,   în   arhiva   persoanelor   prevăzute   la   art.   1   alin.   (1)   -   (4)   din   Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată cu modificările şi completările ulterioare

  1. Notă de recepţie şi constatare de diferenţe
  2. Bon de predare, transfer, restituire
  3. Bon de consum
  4. Bon de consum (colectiv)
  5. Lista zilnică de alimente
  6. Dispoziţie de livrare
  7. Fişă de magazie
  8. Listă de inventariere
  9. Listă de inventariere
  10. Listă de inventariere (pentru gestiuni global valorice)
  11. Chitanţă
  12. Chitanţă pentru operaţiuni în valută
  13. Dispoziţie de plată/încasare către casierie
  14. Borderou de achiziţie
  15. Borderou de achiziţie (de la producători individuali)
  16. Decont pentru operaţiuni în participaţie
  17. Ordin de deplasare (delegaţie)
  18. Ordin de deplasare (delegaţie) în străinătate (transporturi internaţionale)
  19. Decont de cheltuieli (pentru deplasări externe)
  20. Decont de cheltuieli valutare (transporturi internaţionale)
  21. Notă de debitarecreditare
  22. Fişă de cont pentru operaţiuni diverse
  23. Fişă de cont pentru operaţiuni diverse (în valută şi în lei)
  24. Decizie de imputare
  25. Angajament de plată

În Legea 207/2015 privind Codul de procedură fiscală, actualizată prin Legea 30/2018, la art 109 se preiau textele din OMFP 2634/2015:

ART. 109 Reguli pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale

(1) Evidențele contabile și fiscale se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia, inclusiv pe suport electronic, sau pot fi încredințate spre păstrare unei societăți autorizate, potrivit legii, să presteze servicii de arhivare.

(2) Prin excepție de la prevederile alin. (1), evidențele contabile și fiscale ale exercițiului financiar în curs se păstrează, după caz, la domiciliul fiscal al contribuabilului/plătitorului, la sediul social ori la sediile secundare ale acestuia sau, în perioada 1 - 25 a lunii următoare perioadei fiscale de raportare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru prelucrarea lor în vederea întocmirii declarațiilor fiscale.

(3) Dispozițiile legale privind păstrarea, arhivarea și limba folosită pentru evidențele contabile sunt aplicabile și pentru evidențele fiscale.

(4) în cazul în care evidențele contabile și fiscale sunt ținute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe lângă datele arhivate în format electronic contribuabilul/plătitorul este obligat să păstreze și să prezinte aplicațiile informatice cu ajutorul cărora le-a generat.

[…………………………………………………….]

Asftel concluzia este că, urmând trendul internațional de evoluție a mijloacelor de calcul și a metodelor de procesare a datelor, modul de ținere a contabilițății, a relației dintre client și contabil, a transferului de acte, se schimbă, urmând ca din ce în ce mai mulți contabili să folosească softuri online care să permită uploadarea documentelor contabile și arhivarea lor, vor oferi servicii de arhivare și ușor, ușor, nu vor mai fi îngropați în mormane de hârtii. Antreprenorii vor căuta soluții de economisire a resurselor prin trimiterea facturilor doar pe email, stocarea documentelor emise direct in programele de contabilitate, scanarea facturilor sau a altor documente contabile primite și arhivarea lor doar în formă electronică, apelând la firme de contabilitate care oferă astfel de servicii, iar acestea din urmă vor avea numai de câștigat.

Lucrul contabililor va deveni unul modern, plăcut și cu mai puține acte.

Deci fă-ți planuri să nu mai folosești hârtie în viitorul apropiat pentru că sunt firme de contabilitate care deja caută soluții și investesc în tranziția de la celuloza la biți.

 

Ai nevoie de consultanță ?

Dacă ai citit acest articol dar nu ai găsit răspunsurile potrivite și ai avea nevoie de consultanță în vreo speță care îți dă bătăi de cap, încearcă să apelezi la experiența noastră. Trimite-ne speța ta pe email la office@accountantsgroup.ro, sau completează formularul de pe site folosind linkurile următoare și cere consultanță. Acest serviciu este contra cost, însă trimitea cererii este gratuită.
Consultanță fiscală | Consultanță financiar-contabilă

 


"Don't ever let your business get ahead of the financial side of it. Accounting Accounting Accounting. Know your numbers."
Tilman J. Fertitta