Organizarea contabilității stocurilor – metode analitice și sintetice

Contabilitatea stocurilor presupune organizarea unui sistem de evidență care să permită urmărirea mișcărilor de intrare și ieșire, determinarea valorii stocurilor existente și verificarea concordanței dintre datele operative și cele contabile. Reglementările românești, în conformitate cu OMFP nr. 1.802/2014, recunosc mai multe metode de organizare a contabilității stocurilor, atât la nivel analitic, cât și la nivel sintetic.

Contabilitatea analitică a stocurilor

Contabilitatea analitică a stocurilor se ține cantitativ și valoric sau numai valoric, în funcție de specificul activității entității. Există trei metode principale de organizare a contabilității analitice.

În practică, entitățile pot utiliza combinații ale metodelor de evidență operativă și analitică a stocurilor, în funcție de complexitatea activității și dotarea informatică disponibilă.

a) Metoda cantitativ-valorică (pe fișe de cont analitice)

Metoda cantitativ-valorică este considerată cea mai completă, asigurând evidența atât cantitativă, cât și valorică a fiecărei categorii de stocuri, atât la depozit, cât și în contabilitate.

Etapele metodei sunt:

1. Înregistrarea cantitativă a intrărilor și ieșirilor în fișele de gestiune;
2. Preluarea documentelor de intrare și ieșire de către contabilitate pe baza borderoului de predare;
3. Înregistrarea documentelor în fișele de cont analitice pentru valori materiale;
4. Verificarea concordanței înregistrărilor din fișele de gestiune cu fișele de cont analitice;
5. Verificarea concordanței fișelor de cont analitice cu situația din conturile sintetice, cu ajutorul balanțelor de verificare analitice.

c) Metoda global-valorică

Metoda global-valorică constă în ținerea exclusiv a evidenței valorice, atât la nivelul gestiunii (cu ajutorul raportului de gestiune), cât și în contabilitate (cu ajutorul fișelor de cont pentru operații diverse). Periodic se face controlul concordanței dintre evidența operativă și cea contabilă.

Această metodă se utilizează mai ales în cazul mărfurilor și ambalajelor din entitățile de desfacere cu amănuntul, precum și pentru rechizite de birou, imprimate și materiale pentru ambalat. Pe măsura dotării cu tehnică de calcul corespunzătoare, entitățile sunt orientate spre metoda cantitativ-valorică.

c) Metoda operativ-contabilă (pe solduri)

Această metodă implică evidența cantitativă la locul de depozitare, cu ajutorul fișelor de gestiune, care se întocmesc zilnic de către magazioner pe baza documentelor de intrare (facturi, avize de expediere, note de recepție, bonuri de predare) și a documentelor de ieșire (bonuri de consum, bonuri de transfer-restituire, dispoziții de livrare).

Fluxul de lucru al metodei operativ-contabile presupune parcurgerea următorilor pași:

1. Evidența cantitativă a bunurilor la depozit, pe categorii de stocuri, cu ajutorul fișelor de gestiune;
2. Preluarea documentelor de intrare-ieșire în contabilitate (cel mult o săptămână după înregistrare), pe baza borderoului de predare a documentelor;
3. Întocmirea registrului stocurilor la sfârșitul perioadei, cu cantitățile din fișele de gestiune, valorile calculate prin înmulțirea cantităților cu prețurile de facturare și totalurile pe grupe, subgrupe, magazii și conturi sintetice;
4. Utilizarea fișei centralizatoare a mișcărilor valorice pe grupe de bunuri, pentru ușurarea depistării erorilor.

În cadrul acestei metode, registrul stocurilor înlocuiește balanța analitică. Valorile din registrul stocurilor se compară periodic cu situația din conturile sintetice.

Contabilitatea sintetică a stocurilor

La nivel sintetic, evidența stocurilor se poate organiza prin două metode distincte, cu implicații semnificative asupra modului de înregistrare a operațiunilor și asupra informațiilor disponibile în orice moment al exercițiului financiar.

1. Metoda inventarului permanent

În condițiile inventarului permanent, în contabilitate se înregistrează toate operațiunile de intrare și ieșire, ceea ce permite stabilirea și cunoașterea în orice moment a mărimii stocurilor, atât cantitativ, cât și valoric.

Odată cu generalizarea utilizării calculatoarelor, a etichetelor electronice și a codurilor de bare, metoda inventarului permanent a devenit mai accesibilă și mai puțin costisitoare de implementat. Aceasta este metoda recomandată pentru entitățile cu activitate semnificativă de producție sau comercializare, deoarece oferă o imagine fidelă și actualizată a patrimoniului.

Avantaje principale:

• Cunoașterea soldurilor în orice moment;
• Posibilitatea identificării rapide a lipsurilor sau surplusurilor;
• Bază solidă pentru raportările financiare și deciziile manageriale.

2. Metoda inventarului intermitent

Inventarul intermitent presupune stabilirea ieșirilor și înregistrarea lor în contabilitate pe baza inventarierii faptice a stocurilor la sfârșitul perioadei. Mecanismul de funcționare este următorul:

• Conturile de stocuri se debitează la sfârșitul perioadei cu soldurile determinate la inventariere și se creditează la începutul perioadei următoare, cu ocazia includerii în cheltuieli a soldurilor constatate la sfârșitul perioadei precedente;
• Intrările de stocuri din cursul perioadei se înregistrează direct în conturile de cheltuieli, pe premisa că stocurile sunt destinate consumului sau vânzării, nu stocării;
• Ieșirile se determină prin calcul extracontabil, conform relației:

stocuri inițiale + intrări − stocuri finale = ieșiri

Dezavantajul esențial al acestei metode constă în lipsa informațiilor detaliate privind stocurile existente în patrimoniu la un moment dat pe parcursul perioadei. Din acest motiv, metoda inventarului intermitent este utilizată de regulă de entitățile mici, cu activitate simplă și volum redus de operațiuni cu stocuri.

Clasa 3 – Conturi de stocuri și producție în curs de execuție

Activele circulante materiale sunt reflectate în contabilitate cu ajutorul clasei 3 „Conturi de stocuri și producție în curs de execuție", care cuprinde următoarele grupe:

Grupa 30 – Stocuri de materii prime și materiale;

Grupa 33 – Producția în curs de execuție;

Grupa 34 – Produse;

Grupa 35 – Stocuri aflate la terți;

Grupa 36 – Animale;

Grupa 37 – Mărfuri;

Grupa 38 – Ambalaje;

Grupa 39 – Ajustări pentru deprecierea stocurilor și producției în curs de execuție

După conținutul economic, conturile din clasa 3 se împart în două categorii:

a) Conturi care țin evidența stocurilor la valoarea de intrare (cost istoric) – cuprind conturile din grupele 30, 33, 34, 35, 36, 37 și 38.

b) Conturi substractive (rectificative) – au rolul de a corecta valoarea de intrare a stocurilor și includ:

• Conturile 308, 348, 368, 388 – conturi de diferențe de preț;
• Contul 378 – Diferențe de preț la mărfuri;
• Conturile din grupa 39 – Ajustări pentru depreciere.

Conturile de ajustări pentru depreciere (grupa 39) intervin atunci când valoarea de inventar a stocurilor este inferioară valorii contabile, reflectând principiul prudenței prevăzut de reglementările contabile aplicabile entităților din România.

Considerații practice

Alegerea metodei de organizare a contabilității stocurilor nu este una arbitrară. Ea depinde de volumul operațiunilor, de dotarea informatică, de tipul activității și de cerințele de raportare internă. O entitate de producție cu sute de componente distincte va opta, în mod natural, pentru inventarul permanent și metoda cantitativ-valorică, în timp ce un mic comerciant cu amănuntul poate gestiona stocurile prin metoda global-valorică combinată cu inventarul intermitent.

Indiferent de metoda aleasă, contabilitatea stocurilor trebuie să asigure în permanență concordanța dintre evidența operativă, evidența analitică și contabilitatea sintetică – cele trei niveluri care, împreună, garantează integritatea și fiabilitatea informației financiare.